1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest KOLSS Polska Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem ul. Zegrzyńska 6, 05-119 Legionowo, NIP: 5361 996 294, REGON: 543320017, KRS: 0001207180, działająca pod marką KOLSS.

KOLSS prowadzi showroom mebli kuchennych i mebli na wymiar pod adresem: ul. Zegrzyńska 6, 05-119 Legionowo, w okolicach Warszawy.

Strona internetowa: kolss.eu
Telefon: +48 510 700 913

2. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od sposobu kontaktu i zakresu zapytania możemy przetwarzać: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, miejscowość lub adres inwestycji, preferowany termin konsultacji lub wizyty w showroomie, informacje o planowanej kuchni lub zabudowie meblowej, budżet, wymiary, rzut pomieszczenia, zdjęcia, historię korespondencji, dane potrzebne do przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, dane rozliczeniowe oraz dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, jeżeli takie dane są zbierane.
Prosimy nie przekazywać danych szczególnych kategorii, np. danych o zdrowiu, jeżeli nie jest to konieczne do obsługi zapytania.

3. Źródła danych
Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w szczególności przez formularze kontaktowe na stronie internetowej, formularze Meta Ads Instant Forms/Facebook Lead Ads, kontakt telefoniczny, e-mail, wiadomości w mediach społecznościowych oraz podczas wizyty w showroomie.
Dane mogą pochodzić również od osoby działającej w imieniu klienta, np. współmałżonka, projektanta, wykonawcy lub osoby umawiającej wizytę, jeżeli przekazuje je w celu obsługi zapytania lub realizacji usługi.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane przetwarzamy w następujących celach:

• odpowiedź na zapytanie, kontakt w sprawie konsultacji, przygotowanie wstępnej wyceny lub oferty: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy działania zmierzają do zawarcia umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań;
• rezerwacja konsultacji lub wizyty w showroomie: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO;
• przygotowanie, zawarcie i wykonanie umowy dotyczącej projektu, produkcji, dostawy lub montażu mebli: art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• kontakt dotyczący aktualnej oferty lub podobnych usług KOLSS, jeżeli jest to prawnie dopuszczalne, oraz komunikacja marketingowa wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody: art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
• analityka, pomiar skuteczności reklam i działania narzędzi takich jak Meta Pixel lub narzędzia analityczne, jeżeli są używane: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy wymagana jest zgoda, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie podstawowych statystyk i bezpieczeństwa;
• prowadzenie księgowości, rozliczeń i wykonanie obowiązków prawnych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora, w szczególności: Meta Platforms Ireland Limited w związku z formularzami Lead Ads i narzędziami reklamowymi Meta, dostawcom hostingu, CRM, poczty e-mail i narzędzi komunikacyjnych, dostawcom usług IT, podmiotom księgowym, prawnym i doradczym, a także partnerom dostawy, pomiaru, produkcji lub montażu, jeżeli jest to potrzebne do przygotowania lub wykonania usługi.
Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów lub innych zgodnych z RODO mechanizmów.

6. Przekazywanie danych poza EOG
Niektóre narzędzia, w szczególności usługi reklamowe, analityczne, CRM, hostingowe lub komunikacyjne, mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli do tego dochodzi, Administrator stosuje wymagane zabezpieczenia, np. decyzje Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne mechanizmy przewidziane przez RODO. Nie należy zakładać, że dane nigdy nie opuszczają UE, chyba że zostanie to potwierdzone dla konkretnych dostawców.

7. Okres przechowywania danych
Dane z leadów, formularzy kontaktowych i zapytań ofertowych przechowujemy przez 24 miesiące od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej dojdzie do zawarcia umowy albo istnieje inna podstawa dalszego przechowywania.
Dane klientów i dane związane z umowami przechowujemy przez okres wymagany przez przepisy podatkowe, rachunkowe oraz przez czas potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej przechowujemy do czasu jej wycofania, a informacje o samej zgodzie możemy przechowywać przez okres potrzebny do wykazania jej udzielenia i obrony przed roszczeniami. Dane związane z roszczeniami przechowujemy do upływu terminów przedawnienia.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Żądania można kierować na adres: biuro@kolss.eu.

9. Prawo wniesienia skargi
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza RODO. Więcej informacji znajduje się na stronie UODO: uodo.gov.pl.

10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty, rezerwacji wizyty, zawarcia lub wykonania umowy. Brak wymaganych danych może uniemożliwić obsługę zgłoszenia. Zgoda marketingowa jest dobrowolna i jej brak nie wpływa na możliwość otrzymania odpowiedzi na zapytanie ani zawarcia umowy.

11. Automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie wpływały na klienta. Jeżeli Administrator korzysta z narzędzi reklamowych Meta lub analityki, może dochodzić do tworzenia grup odbiorców lub pomiaru skuteczności reklam w ramach tych narzędzi, zgodnie z ustawieniami kampanii i zasadami dostawców.

12. Cookies, Meta Pixel i analityka
Jeżeli strona korzysta z narzędzi takich jak Meta Pixel, Google Analytics lub podobne narzędzia analityczne/reklamowe, odpowiednie informacje powinny zostać opisane w polityce cookies lub w tym miejscu, w szczególności: nazwa dostawcy, zakres danych, cel, podstawa prawna, czas działania cookies oraz sposób wycofania zgody.

Jeżeli takie narzędzia nie są używane, należy wskazać: „Strona korzysta wyłącznie z plików cookies niezbędnych do jej prawidłowego działania” albo usunąć odniesienia do Meta Pixel i analityki.

13. Dzieci i osoby małoletnie
Usługi KOLSS nie są kierowane do osób małoletnich. Formularze kontaktowe, konsultacje i zapytania ofertowe powinny być składane przez osoby pełnoletnie lub osoby działające za zgodą przedstawiciela ustawowego.

14. Środki bezpieczeństwa
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne mające chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnionym ujawnieniem, w tym ograniczenie dostępu do danych, zabezpieczenia systemów IT, kontrolę uprawnień oraz współpracę z dostawcami zobowiązanymi do ochrony danych.

15. Aktualizacje polityki
Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany procesów obsługi klientów, narzędzi marketingowych, dostawców usług lub przepisów prawa. Aktualna wersja polityki będzie dostępna na stronie kolss.eu.

16. Klauzula informacyjna do Meta Lead Ads
Administratorem danych osobowych podanych w formularzu Meta Lead Ads jest KOLSS Polska Sp. z o.o., działająca pod marką KOLSS, z siedzibą przy ul. Zegrzyńska 6, 05-119 Legionowo. Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@kolss.eu. Dane z formularza, w szczególności imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz informacje o planowanej kuchni lub zabudowie meblowej, przetwarzamy w celu kontaktu w sprawie konsultacji, przygotowania wyceny kuchni lub mebli na wymiar, umówienia wizyty w showroomie w Legionowie oraz przedstawienia oferty związanej z Twoim zgłoszeniem. Podstawą przetwarzania jest podjęcie działań przed zawarciem umowy lub nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań. Jeżeli wyrazisz odrębną zgodę na komunikację marketingową, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Dane mogą być przetwarzane również przez Meta Platforms Ireland Limited jako dostawcę formularza. Przysługują Ci prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu oraz skargi do Prezesa UODO. Pełna polityka prywatności: kolss.eu.